Assistant IA interne : quels documents préparer avant de commencer ?

Partir des questions de l’équipe

Quels justificatifs demander pour ouvrir un dossier ? Où trouver le modèle de compte rendu ? Quelle procédure appliquer lorsqu’une pièce manque ? Ces questions permettent de choisir les documents utiles. Importer toutes les archives dès le départ rend plus difficile l’identification des sources qui font autorité.

Dans une société de services à Monaco, un premier périmètre peut regrouper les procédures d’accueil client et les modèles de courriers approuvés. Les dossiers individuels ne sont pas nécessaires si l’objectif consiste uniquement à expliquer une procédure générale.

Créer un inventaire léger mais exploitable

Pour chaque document, renseignez un titre explicite, son emplacement, sa date de mise à jour, son responsable et les personnes autorisées à le consulter. Identifiez la version applicable et séparez les brouillons, archives et documents validés.

Un scan illisible, un tableau sans en-têtes ou une procédure qui renvoie vers une annexe absente demandent une correction avant l’intégration. Vérifiez aussi les langues réellement utilisées par l’équipe : une question en français peut devoir retrouver une procédure rédigée en anglais sans en déformer le sens.

Faire respecter les droits pendant la recherche

Un assistant ne doit pas devenir un raccourci vers les dossiers d’un autre service. Définissez les sources accessibles pour chaque profil et faites appliquer les droits avant de transmettre des extraits au modèle. Masquer simplement un lien dans l’interface ne protège pas le contenu d’une réponse.

Prévoyez ce qui se passe lorsqu’une personne change d’équipe, qu’un accès est retiré ou qu’un document est supprimé. Les index de recherche, extraits et caches éventuels doivent suivre ces changements selon une procédure vérifiable. Testez le résultat avec plusieurs profils, dont un utilisateur sans autorisation.

Demander une réponse que l’on peut vérifier

Une réponse utile indique la source et, lorsque c’est possible, la section ou la page utilisée. Le collaborateur doit pouvoir ouvrir la version citée. Si deux documents se contredisent ou si la source manque, l’assistant doit signaler la limite et orienter vers le référent compétent.

La présence d’une citation ne prouve pas que la réponse est correcte. Pendant les tests, vérifiez que le passage cité soutient réellement l’affirmation et que les conditions ou exceptions de la procédure sont conservées. Un texte fluide qui omet une exception importante reste un résultat incorrect.

• Question courante : la bonne procédure est-elle retrouvée et citée ?
• Question sans source : l’assistant reconnaît-il l’information manquante ?
• Versions contradictoires : indique-t-il le conflit ou la version applicable ?
• Document réservé : le contenu reste-t-il inaccessible au profil non autorisé ?
• Source modifiée : la réponse tient-elle compte de la nouvelle version ?

Organiser la maintenance dès le pilote

Désignez la personne qui valide les sources et celle qui traite les réponses signalées. Conservez un petit ensemble de questions de référence et rejouez-les après une modification des documents ou du système. Le suivi peut commencer avec un tableau simple : question, réponse, source, erreur observée, correction et résultat du nouvel essai.

Les recommandations de la CNIL sur le déploiement d’IA générative proposent des repères concernant les usages autorisés, la maîtrise des données et la formation des utilisateurs. Cette référence française éclaire les pratiques ; elle ne remplace pas l’analyse du cadre applicable à une entreprise monégasque. L’inventaire et les exemples de ce guide sont une méthode de préparation proposée par Quanta.

Références : CNIL — Déployer une IA générative